はじめに
弊社アンケートシステムは、各種官公庁や地方自治体、民間企業様で実施されるアンケート調査でご利用いただいております。
一例ですが、厚生労働省の「福祉・介護老人保健健康増進等事業」で実施されるアンケート調査の2割程度の案件で弊社アンケートシステムが利用されています。
都道府県や地方自治体のご担当者様を対象に調査を行う場合、「Web調査」で実施する場合と、「Excelで調査票を作成し、Excel回収用のWebアンケートフォームやメールで回収」を行う場合がございます。
特に回答者が複数の部署のご担当者にまたがる調査では、回答内容の承認も複雑になることから、Excel調査での実施が好まれる場合がございます。
弊社ではExcel調査についても多くの実績がございます。本ページではExcel調査の実施方法や弊社ノウハウをご紹介しております。ぜひ調査を実施される際に、ご参考いただければ幸いです。
Excel調査の進め方
一般的には下記流れで調査が行われます。弊社では、実査（調査）期間中に、回収した回答済みのファイルからRawデータ化を進めるための準備を行いますので、調査票の作成に専念していただけるよう配慮しています。
- 調査票の確定
- 1.の調査票をExcel調査票の形式に変換する
- Excel調査票に、回答制御などを入れる
- Excel調査票が確定したら、ブックロック、シートロックをかける
- Excel調査票を配布する
- 回収した調査票をRawデータ化できるように準備を行う
- 適宜Excel調査票を回収する
- 6の準備したファイルを利用し、Rawデータ化を行う
- 8で用意したRawデータを元に集計を行う
回収率を高め確実に回答結果を集約するための工夫
回答欄はラジオボタンやチェックボックスは極力利用せず、データの入力規則の「リスト形式」で作成する
「ラジオボタン」や「チェックボックス」形式で実施する場合の課題
エクセルで調査票を作る際に、右記の「フォームコントロール」機能を利用することで、Webアンケートの回答欄に近い「ラジオボタン」「チェックボックス」を配置することが可能です。
ただ単純設問を配置する際に、複数個の「ラジオボタン」を配置しグループボックスで設問ごとに囲む必要があります。その後、どのラジオボタンが選択されているか判断するため、特定のセルに値を格納するといった設定まで必要となります。
簡単なアンケートであれば、上記設定も容易ですが、数十問にわたる設問のアンケートを作成する場合、設問や選択肢の変更が多々発生することから、設定ミスが発生する可能性が高いため、弊社では上記方法での作成はおすすめしておりません。
セルのデータの入力規則の「リスト」形式で回答欄を作成する
回答を１つ選んでもらう単一回答の設問であれば、エクセル上で選択肢の内容を表示し、「リスト」形式で該当する選択肢NOを選んでいただく形にすることで、直感的で回答しやすい調査票となっています。
また複数の回答候補の中から回答を複数選択してもらう設問であれば、「リスト形式」で該当する選択肢の左側に「○」をつける形式となります。
回答時に複数項目を選択する場合は、セルをコピーして、他の選択肢に一気に貼り付けるといったことも可能なため、効率的に回答いただけるようになっています。
調査票が確定したら、Excelのシートロック・ブックロックを設定し、保護する
Excel調査票で調査を実施する場合、セル「A5」「D10」など特定のセルに回答結果が格納されます。回答結果をRawdataとして収集する際は、特定のセルの値を収集することになるのですが、行や列が挿入されると、収集ができないといった問題が発生します。
そのため、行や列がずれないように「シートロック」を行い、加えてエクセルのシート名などが変えられないように「ブックロック」を行います。
回答欄となるセルの書式設定のロックをオフにする
１．回答欄となるセルを選択肢、右クリックしていただき、表示されたリストより「セルの書式設定（F）」をクリックしてください。
２．「セルの書式設定」のウインドウが表示されます。
３．タブ「保護」をクリックし、「ロック（L）」にチェックをオフにして、「OK」をクリックしてください。
シートロックを設定する
１．ブックロックを行う場合は、「シート」を右クリックし、表示されたメニューより「シートの保護」を選択してください。
２．「シートの保護」ウインドウが表示されたら、「ロックされていないセル範囲の選択（U）」だけを選択し、原則、残りのすべての項目のチェックを外してください。
３．「シートの保護を解除するためのパスワード（P）」欄にパスワードを入力してください。
４．その後「OK」をクリックしてください。
ブックロックを設定する
１．Excelの上部「リボン」より「校閲」をクリックしてください。
２．「ブックの保護」をクリックしてください。
３．「シート編成とウインドウの保護」のウインドウが表示されますので、「パスワード（省略可）（P)」にパスワードを入力し、「OK」をクリックしてください。
アンケートの回収は、Webアンケート上ファイルをアップロードしていただく方法とメールでの回収の複数方法を用意する
アンケートの回答者が地方自治体のご担当者の場合、情報セキュリティの関係からインターネットへのアクセスが極端に制限されている場合がございます。そのため、ファイルアップロード機能を実装したWebアンケートから回答する方法と、メールに回答を添付していただく２つの方法をご用意することで、回答者がファイルを送付する方法を選んでいただけるようになります。
弊社アンケートシステムでは、Webアンケートより回収したExcelファイルを一括ダウンロードすることも可能なため、回収にかかる手間を大幅に削減いただけます。（一括ダウンロードしたファイルをご納品いたします。）
一般的に両方の回収方法をご用意した場合、アンケートの回答対象によって異なりますが、Webアンケートからの回答が5から9割程度となっており、回収の手間がかかるメールでの回収数を大きく減らすことが可能です。
メールで回収を行う場合は、自動返信メールを活用する
回収用のメールアドレスにアンケートの回答結果を添付していただきメールを送信いただいた際に、以下のようなメールが自動返信されるように設定することで、お問い合わせ対応の作業を簡略化していただけます。
＜送信者名＞ 「○○調査」事務局 ＜件名＞ 【自動応答メール：送信いただきました内容が先に本文に表示されます】メールを受信いたしました ＜本文＞ ※本メールはシステムからの自動返信です。 平素より大変お世話になっております。 「○○調査」事務局でございます。 この度はメールを送信いただきありがとうございます。 ＜１．メールにて調査票をお送りいただいた場合＞ メールを受信しましたのでご連絡をいたします。調査にご協力いただき誠にありがとうございます。 もしファイルをパスワードなどで保護されていらっしゃる場合で、パスワードをご案内いただいていない場合は 大変お手数をおかけしまして申し訳ありませんが、メールにてご連絡いただきますようお願いいたします。 また、お送り頂いた調査票の内容につきまして、こちらよりご連絡をさせていただく場合がございます。 ＜２．お問い合わせの場合＞ お問い合わせをいただきました内容を確認の上、回答させていただきます。 いましばらくお待ちくださいますようお願いいたします。 本メールに関しましてご不明な点、お気づきの点などがありましたら、下記メールまで お気軽にお問い合わせください。 ＜本調査研究事業ならびに調査に関する問合せ先＞------------------------------------------------------ 「○○調査」事務局 株式会社●●●● 〒123-4567 東京都江東区▲▲▲▲ 担当：●●（Mail：※※@※※.co.jp Tel：03-1234-5678）（平日10:00～16:00）
エクセル調査で失敗しないために
エクセルの癖になれる
右記事例は、セルF2に「=D2」と計算式を入れ、D2の値を表示するように設定をしています。
ただ、この場合、「D2」には何も値が入っていませんが、セルF2には「0」と表示されます。
データを回収するようのシート欄などを別途作成される際に、上記計算式を利用されると、実際には未入力なのに、「0」と値が格納されることになります。
もし回答欄が数値データの入力欄であった場合、未回答のデータがすべて「0」となってしまうなど、誤った集計につながる可能性がございます。
正しくデータを取得するのであれば「＝if ( D2 = “” , “”, D2」と式を設定し、空白なら、空白を表示し、それ以外は格納している値を表示するよう工夫が必要となります。
弊社ではエクセルの癖を熟知した専門の担当者が調査票の作成をご支援しております。Excel調査票作成にあたってお困りの場合はお気軽にご相談ください。