調査案内を郵送で送付し、インターネット経由でWebアンケートにご回答いただく場合

はじめに

弊社アンケートシステムは、各種官公庁や地方自治体、民間企業様で実施されるアンケート調査でご利用いただいております。

一例ですが、厚生労働省の「福祉・介護老人保健健康増進等事業」で実施されるアンケート調査の2割程度の案件で弊社アンケートシステムが利用されています。

本ページでは、「調査案内を郵送で送付し、インターネット経由でWebアンケート」にご回答いただく場合について調査の進め方や弊社ノウハウなどをご紹介しています。ぜひ調査を実施される際に、ご参考いただければ幸いです。

調査の進め方

一般的には以下のような流れで調査の準備を行います。

調査票の確定
1.の調査票をもとにWebアンケート画面を構築
2.と同時並行で各種発送物の印刷および発送の準備
Webアンケート画面の動作確認、修正を実施
4.が完了し、問題がなければ調査案内を郵送

注意点としましては、「5. 調査案内の郵送」までに「Webアンケート画面」が完成している必要がございます。そのため「1. 調査票の確定」、「4. Webアンケート画面の動作確認」をいかに効率よく進めていくかが大切になってまいります。

また、「3. 各種発送物の印刷および発送の準備」については、発送数や発送物の種類、発送先の照合の有無（印刷物に発送先名やWebアンケートのログイン用ID、パスワードなど個別情報を記載する場合、発送用封筒との照合作業が発生いたします）によって、準備期間が異なります。

どれぐらいの日数がかかるかご案内いたしますので、お気軽にご相談ください。

発送物について

調査の実施主体によって、若干発送物が異なる場合がございます。

＜官公庁、地方公共団体などから受託した調査の場合＞

調査のご案内（各省庁からのご依頼文）
調査のご案内（調査主体からのご依頼文　および　回答のご案内）
発送用封筒（角２もしくは長３）

＜自社顧客、一般的な名簿など自主企画調査の場合＞

調査のご案内（ご依頼文　及び　回答のご案内）
発送用封筒（角２、長３、場合によってはハガキなど）

以下は必要に応じて封入される場合がございます。また、封入する代わりにWebページに掲載することも可能です。『回収率を高め、調査費用を削減するための工夫』の欄をご参照ください。

調査票
回答の手引き
個人情報取り扱いの同意書
回答の同意撤回書
未回答者への調査協力依頼のリマインド（ハガキ、長３封筒）

＜封筒のサイズについて＞
長３・・・一般的に84円切手で送付できる封書のサイズ
角２・・・A4サイズの原稿を折らずに封入できる封筒のサイズ

回収率を高め、調査費用を削減するための工夫

調査を実施していただく際に、回答者の回答負荷をさげることで回収率を高めることができます。また郵送方法を工夫することでペーパーレスにより調査費用の削減や環境負荷の低い調査を行っていただけるようになります。

一部ではありますが、弊社がお勧めしている工夫をご紹介いたします。ぜひ調査を実施される際に取り入れていただければと思います。

パソコンだけでなく、スマホやタブレットから回答できるようにする

事業者様向けの調査では、パソコンで回答される比率が高いですが、一般消費者向けの調査ではスマートフォンでの回答率は年々高まっています。

弊社アンケートシステムは、パソコン、スマートフォン、タブレットなど様々な端末からご回答いただけます。

URLの記載とURLに簡単にアクセスするためのQRコードを表示する

以下は調査案内の抜粋になりますが、URL記載欄の右側に調査用のQRコードを配置しています。このQRコードを読み取っていただくことで、アンケート画面にアクセスでき、URL入力の手間を省いていただけるよう配慮を行っています。

またURLについても、短縮用のURLを記載し、自動転送設定を行うことで、入力の手間を少しでも減らしていただけるようにしています。

URL通知用の空メールの案内を記載する

URLを「：／／」と全角で入力され、Webサイトにアクセスができないといったお問い合わせが、調査開始後の問い合わせの大部分を占めます。

そこで、QRコードの表示に加えて、URL通知用のメールアドレスを記載することもできます。回答者ご自身がそのアドレスに空メールを送信していただくと、本文内にURLを記載したメールが自動返信され、そちらからストレスなくアクセスいただけるようにしています。

調査案内状には、以下の赤枠部分のようにご案内文を記載いたします。

記載のメールアドレスに、空メールを送信していただくと、以下のようなメールが自動返信されます。このように設定することで、正しいURLをご案内しています。

＜送信者名＞
 「○○調査」事務局
 
＜件名＞
 【自動応答メール：送信いただきました内容が先に本文に表示されます】メールを受信いたしました
 
＜本文＞
 ※本メールはシステムからの自動返信です。
 平素より大変お世話になっております。
 「○○調査」事務局でございます。
 この度はメールを送信いただきありがとうございます。
 お問い合わせをいただきました内容を確認の上、回答させていただきます。
 いましばらくお待ちくださいますようお願いいたします。
 アンケートのURLをお問い合わせの場合は、下記手順に沿ってご回答ください。
 ＜アンケートの回答画面＞
 https://esurvey.co.jp/****
 上記URLにアクセスしていただき、「調査へのご協力のお願い」の裏面に記載されている
 ID、パスワードを入力して、ご回答ください。
 IDやパスワードがわからない場合は、貴施設についてをお知らせいただければ、別途ご案内いたします。

ID、パスワードには紛らわしい文字は利用しない。また調査案内状で通知をする際に、読み方を追記する

ID、パスワードは乱数で生成する場合、英数などの混合文字で生成を行う場合が多いですが、その際に、「1（いち）」と「l（エル）」、「2（に）」「z（ゼット）」などについては転記時に誤入力される可能性が高いため、排除するなど柔軟に対応しています。

また調査案内状にて、IDやパスワードを通知する際には、以下のように読み方を付与することで、誤入力がさけられるよう配慮しています。

アンケートの回答途中でも途中保存できるようにする

弊社アンケートシステムは、「ログイン用のID、パスワード」や「個別回答用のURL」を発行し回答者を特定できるクローズ型のアンケートと、URLを告知し不特定多数が回答できるオープン型アンケートがございます。どの実施形式でも、全ての画面に「一時保存し終了する」ボタンがあり、回答途中で回答内容を保存できるようになっています。

調査の全容を把握していただくため、調査票が閲覧できるようにする、Webで回答いただくにあたっての操作手順書を用意する

ログイン画面に、「調査票」や「回答の手引き」を配置することで、調査にご回答いただく前に、調査票を確認していただくことも可能です。（※以下のログイン画面サンプルを参照）

調査案内状に調査票を同封する場合は、調査票が確定してから印刷を行うため、通常１週間程度余分に準備期間が必要となります。調査票は封入せずに、PDF化した調査票をログイン画面から確認できるようにすることで、調査票の印刷費用の削減や実査開始までの期間を短縮することが可能となります。

「回答の手引き」も必要とされる場合がありますが、調査案内状にはWebサイトへのアクセス方法のみを記載することとし、「回答の手引き」もログイン画面から確認いただくことにすれば、更なる印刷費用の削減が図れます。

もし調査票を回答者にご提示できる形で作成されていない場合には、代わりにWebアンケート画面の全ページを「本画面をそのままご提示」または「本画面をPDF化したものをご提示」するといったことも可能です。

【ログイン画面サンプル】

アンケート回答完了後でも修正できるようにする、回答者ご自身の回答結果の確認画面を用意する

回答者が自治体などの場合は、回答結果について上長の承認などが求められる場合がございます。

弊社アンケートでは、回答後にご自身の回答結果を表示し、印刷することも可能です。また、調査期間内であれば回答結果はいつでも修正することが可能なため（アンケートの実施方法によっては『修正を認めない』といった設定も可能です）、本機能を活用いただくことで、回答の承認が求められるような場面でも安心して回答いただけるようになっています。

※アンケート内に回答者が「承認待ち」など回答状況を入力管理いただけるような自由記述欄を設けることも可能です。

ID、パスワードを通知する形式でアンケートを行う場合は、未回答者へのリマインドにもID、パスワードを記載する

発送先（回答者）ごとに個別にログイン用のID、パスワードを通知する方法でアンケートを行う場合、未回答者への回答依頼（リマインドはがきや封筒）を行う際に、回答済みの方を除外できるので、発送数を削減できるメリットがございます。

未回答者への回答依頼をお送りするタイミングにもよりますが、一般的に3割程度の回収率の調査であれば、その時点で10から15％程度は回答が完了しています。回答完了されている方を発送時点で除外することで、10から15％程度の郵送費や発送費用が削減いただけます。

また、回答済みの方に回答依頼をお送りすることによる、「回答済みであるが、回答の依頼が届いた」といった回答者に負担をおかけするお問い合わせなども回避できるようになります。

リマインドをお送りする際には以下の方法が考えられますが、リマインド内に調査URLやID、パスワードを記載する方が回答率が高くなる傾向にあります。

官製はがき（以前に送付した調査案内状の確認を促す内容のみを記載する）
官製はがき（回答用URL、ID、パスワードを通知する。ID、パスワードは目隠しシールを貼る）
窓あきの長３封筒（A4用紙　1枚：用紙の右上に送付先の住所等を記載し、封筒にあて名印字等を行わない）

Web以外での方法で回答された回答を転記する

インターネットの環境が安定しない、インターネットが使いなれていないなどの理由からインターネット経由で回答ができない方もいらっしゃいます。

そのような方からは、FAXや郵送で回答結果が返送される場合が想定されます。弊社ではFAXや郵送で回答された場合でも貴重なご意見として回答データに含められるように、Web上に専用の回答転記用の入力フォームをご用意しています。

専用の入力フォームでは、必須回答などの制御を外しておりますので、回答結果をそのまま入力いただけます。

郵送費用の削減方法

調査案内が「信書」に該当するか該当しないかによって、『日本郵便』の普通郵便での郵送か、『ヤマト運輸』のクロネコDM便での配送か使い分ける形になります。

自社顧客など個人に郵送する場合は普通郵便で送付することが多く、事業者に対して調査をご依頼する場合は、普通郵便もしくはクロネコDM便でお送りする場合がございます。

＜日本郵便で発送する場合＞

角２封筒　50グラムまで：120円
角２封筒　100グラムまで：140円
長３封筒　25グラム：84円
長３封筒　50グラム：94円

＜クロネコメール便で発送する場合＞

角２封筒　90円～（発送数により金額が変動します）

※上記料金は2023年8月1日時点のものとなります。

例えば、日本郵便で20ページほどの調査票を同封し発送する場合、「角２封筒　100グラムまでの140円」で郵送することになり、調査対象者が１万名であれば、140万円（140円×1万名）の郵送費用がかかります。調査票を同封しない場合は、「角２封筒　50グラムまでの120円」で郵送できるため、郵送費用は120万円（120円×1万名）ですみ、20万円の費用削減が可能です。郵送費用は調査費用の大部分を占めるため、調査コストの圧縮には有効な手段になりますので、ぜひご検討ください。（郵送費用の他に別途印刷費用もかかります。印刷費用については詳細を伺った上でお見積りを作成いたします。）

注）ヤマト運輸の投函型サービスの配送業務について、日本郵便へ委託することが2023年6月20日に合意されました。
ヤマト運輸が現在提供しているメール便サービス「クロネコDM便」については、2024年1月31日に終了し、翌2月1日から『クロネコゆうメール（仮）』の名称で取り扱いが開始されます。
本合意により、ヤマト運輸では、発送営業所における集荷取扱いと引受郵便局への輸送のみ行ない、引受局から配達局への輸送および戸口配送（郵便受けに投函）は日本郵便が実施することになります。
そのため、この期間をまたがって発送をご予定されている場合は、「クロネコDM便」のサービス変更の可能性なども高いため、日本郵便での発送をおすすめしております。